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届いたメールを自動仕分けする方法(メールソフト編)

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届いたメールを自動仕分けする方法(メールソフト編)

届いたメールを仕分けするにはどうしたらよいでしょうか。 パソコントラブルの出張先でもメインの修復作業が終わった後でメールの仕分けを頼まれる事があります。 メールの送受信にはメールソフトを使う方法とWebメールを使う方法がありますが、ここではメールソフトを使う方法を説明します。 Outlook ExpressやOutlook、Windowsメール、Windows Liveメールなど、その他にもメールソフトもいろいろありますが、 どのメールソフトも届いたメールを自動的に仕分けしてくれる機能があります。 この自動仕分けは、届いたメールに対して条件とその後の動作ルールを組み合わせる事で実現しています。

この仕分けルールを作成するにあたり、もし特定のフォルダに移動するようなルールの場合には、 事前に仕分け先のフォルダを作っておくとその後の作業がやりやすいと思います。 ポピュラーな仕分けルールで説明しますと、「特定の送り元からのメールはすべてその送り元専用のフォルダに移動する」 というものです。この種の仕分けは、条件として送り元のメールアドレスを指定し、 その条件に合ったメールが届いた場合には特定のフォルダに移動するわけですが、その移動先のフォルダを事前に作っておくという事です。 仕分けルールの作成作業の途中でも新しくフォルダを作る事はできますが、 ルール作りを整理する上でも事前に移動先フォルダを作って置く事をお奨めします。

それでは実際にルールを作成してみます。説明はマイクロソフトのOutlook Expressを例にしていますが、 他のメールソフトも基本的には同じ流れです。

1.メールソフトを起動し、メニューの「ツール」→「メッセージルール」→「メール」をクリックします。 (メニューが表示されていない場合には設定からメニュー表示して行います)

2.「メールルール」タブをクリックし、新規作成ボタンをクリックします。

3.ルールの条件の中から「送信者にユーザーが含まれている場合」のチェックボックスにチェックを入れます。

4.ルールの説明の中の「ユーザーが含まれている」という部分をクリックします。

5.仕分けしたいメールアドレスを入力して追加ボタン→OKボタンを押します。

6.ルールのアクションから「指定したフォルダに移動する」にチェックを入れます。

7・ルールの説明の中の「指定したフォルダ」をクリックします。

8.アイテムの移動先から移動したいフォルダを指定してOKボタンを押します。 この時に新規フォルダボタンをクリックする事で新しくフォルダを作る事も可能です。

9ルール名にわかりやすい名前(これは必須ではありません)を入力してOKボタンを押せば完了します。

メールの仕分け条件やアクションはいろいろなケースを指定できます。例えばタイトルに特定の文字が含まれているメールは削除するとか、 本文に特定の文字が含まれている場合にはフラグをつけるなど、3番の条件や、6番のアクションの中に入っているものを組み合わせることで いろいろな指定が可能となります。
(2013年4月28日)

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